Scoping

Durante la fase iniziale del progetto tutto il team si è riunito per definire gli obiettivi e i requisiti del progetto. Abbiamo condotto diverse discussioni e brainstorming per assicurarci di avere una comprensione chiara delle aspettative e delle sfide. Questo processo ci ha aiutato a stabilire un piano di lavoro solido e a identificare le aree chiave su cui concentrarci. L'insieme di questi scoping meetings ha prodotto quindi una serie di artefatti riassuntivi di quanto esposto.

Struttura dei meeting

Ogni meeting ha sempre seguito la stessa struttura e ogni sua parte ha una funzionalità specifica:

Pre meeting

• Titolo: va inserita data e durata del meeting, utile a tenere una storiografia ordinata e a rimanere all'interno dell'orario prestabilito
• Scopo: descrive l'obiettivo principale del meeting e cosa ci si aspetta di ottenere al termine dello stesso.
• Scaletta: descrive l'ordine del giorno e i punti da trattare durante il meeting.
• Partecipanti: elenca i partecipanti al meeting, evita di occupare il tempo a persone non necessarie.
• Documentazione allegata: include tutti i documenti pertinenti al meeting, come presentazioni, report e materiali di riferimento.

Durante il meeting

• Note: raccoglie osservazioni, commenti e decisioni prese durante il meeting.

Post meeting

• Decisioni prese: elenca le decisioni finali adottate durante il meeting. Ha lo scopo di concretizzare le parole che sono state espresse fin'ora.
• Azioni da fare: elenca le attività da svolgere a seguito del meeting.
• Prossimo meeting: al fine di mantenere una schedule ordinata
• Partecipanti prossimo meeting: elenca i partecipanti previsti per il prossimo meeting.

Si è creato anche un foglio template da copiare per velocizzare il processo di creazione avendo nel contempo la garanzia di adesione alla struttura prefissata.

Scoping meetings

Si lascia di seguito l'elenco degli scoping meetings:

• Meeting 1
• Meeting 2
• Meeting 3

Artefatti

Gli artefatti prodotti sono i seguenti:

• POS
• Analisi dei Requisiti + RBS*
• Analisi dei rischi
• Analisi finanziaria
• Analisi SWOT

*Si è deciso di suddividere l'RBS in sottoalberi al fine di migliorare la leggibilità dell'albero.

Space allocation

Gli spazi utilizzati dal team saranno pressochè tutti virtuali. I meeting si terranno online tramite l'utilizzo di piattaforme di videoconferenza come Zoom o Discord. Verranno anche utilizzati strumenti digitali utili alla collaborazione e al brainstorming come draw.io o canva. Per lo sviluppo individuale ogni componente sfrutterà il proprio personal computer. Si prevede anche la possibilità di meeting eccezionali in cui sarà necessaria la presenza fisica degli individui, in questi casi verranno prenotate apposite stanze in luoghi di studio adibiti con tutto il necessario per effettuare il meeting (lavagna, gessetti, fogli, libri, etc.).

Pianificazione

Una volta finito lo scoping il POS è stato sottoposto all'approvazione del team. Alla sua approvazione, il progetto si è mosso nella sua seconda fase, la pianificazione. La pianificazione deve concretizzare in azioni quanto fin'ora espresso verbalmente.